Отдел кадров

Функционал предназначен для обработки первичных документов по движению и учету кадров и их рабочего времени. Реализует закрытый доступ к информации по оплате труда. Обеспечивает формирование и ведение картотеки предприятия на основании плана вакансий и обработки документов на прием, движение, направление и увольнение. Реализует обработку первичных документов по неявкам: больничные, отпуска, командировки, оплата по среднему и отгулы. Обеспечивает полный контроль баланса рабочего времени в целом по предприятию и работникам. Формирует все необходимые печатные приказы по персоналу, статистические сводки и аналитические выборки. Обеспечивает отражение реального состояния кадров на текущий момент, хранит все изменения по работникам от даты их приема на работу.

Основные решаемые задачи

Учет движения персонала. Ведение личных карточек
Обеспечивает формирование в электронном виде всех необходимых  в момент приема сотрудника на работу данных для печати приказа на прием, договора, соглашений и карточки в формате Т2. Прием и движение персонала производится на основании имеющихся вакансий. Вакансия содержит полные характеристики должности из штатного расписания. При перемещении и увольнении работников освобождаемая должность вновь добавляется в список вакансий. Функционал дополнительно поддерживает формирование направлений в подразделения по работникам для их правильного отражения и контроля в табеле при разъездном характере работ. Личная карточка организована в виде закладок с информацией, разделяемой в соответствии с правами доступа.

Все документы, вводимые в систему, доступны для просмотра и анализа из личной карточки работника. Дополнительно поддерживает автоматическое склонение фамилий, хранение данных о водительском удостоверении, медицинской карте, инвалидности и т.п., обеспечивает ведение и учет вторых специальностей по работникам, позволяет учитывать нерезидентов. Вводимые данные хранятся в виде документов. При внесении корректировок старые документы закрываются и на их основании создаются новые с учетом внесенных изменений. Таким образом, данные, отображаемые по работникам, представляют собой определенный срез информации на заданную дату.

Ведение воинского учета
Сведения о воинском учете заводятся и поддерживаются в карточке по работнику. Формируются все необходимые печатные документы и извещения в военкоматы. Для анализа данных о воинском учете имеется сводный режим анализа военнообязанных.

Формирование приказов на взыскания и поощрения
Обеспечивает формирование и учет поощрений и взысканий в виде приказов, поддерживает автоматическое формирование текста приказа на основании пользовательских справочников. Возможно формирование приказов с денежным поощрением и их передача на расчет в бухгалтерию. Информация о взысканиях может быть использована для расчета дополнительного снижения зарплаты и премий.

Ведение графиков отпусков и приказов на отпуск
Графики отпусков формируется автоматически с учетом даты приема на работу и даты последнего использованного отпуска. Имеется возможность корректировки и переноса отпуска. Логика формирования графиков настраивается. Приказы на отпуск формируются с учетом графика отпусков. Имеется возможность игнорировать график отпусков. В лицевой карточке автоматически выводится информация планируемого (график) и фактического отпуска по периодам. Сформированные приказы на отпуск направляются на расчет в бухгалтерию. Дни по отпускам автоматически фиксируются в табеле. Обеспечивается возможность автоматического формирования дополнительных отпусков, предоставляемых на основании коллективного договора, а также их лишения при наличии каких-либо правил, например, наличие больничного листа в периоде. Дата окончания отпуска рассчитывается с учетом праздничных дней. При наличии дополнительных отпусков в рабочих днях учитывается его попадание на выходной день, при этом дата окончания переносится автоматически. При необходимости можно отозвать отпуск. Отзыв может быть оформлен с его будущим предоставлением или компенсацией. Сторнирование сумм и дней в расчетном отделе производится автоматически при подтверждении приказа на отзыв. Функционал расчета отпусков дополнительно обеспечивает автоматический расчет и контроль выплаты материальной помощи и доплат к отпуску в соответствии с положениями коллективного договора. 

Схема работы отдела кадров

Ведение и учет командировок
Обеспечивает формирование приказов по командировкам с возможностью их продления и отзыва. Учет работы в выходные дни осуществляется по графику работы организации, в которую командируется работник. Для водителей формируются командировки для выписки необходимых документов, но при этом в качестве отметки в табеле проставляется рабочий день.

Ведение и учет отгулов
Формирование приказов на отгулы осуществляется по заявлению работника с учетом их наличия. Данные о заработанных отгулах поступают из отдела труда и фиксируются в карточке работника. Оформленный приказ сторнирует заработанные отгулы и передается на расчет в бухгалтерию.

Ведение табельного учета рабочего времени
Табель по предприятию в системе формируется автоматически. Логика формирования определяется используемым контуром обработки данных табелей. В сокращенном контуре автоматизированный учет отработанного времени в подразделениях не ведется, и табель формируется автоматически штатными средствами отдела кадров. В полном варианте данные табелей заполняются в подразделениях и передаются в отдел кадров. Оба контура могут работать совместно, при этом по работникам, по которым вводится табель в подразделении, корректировка данных запрещается. Логика формирования табеля в обоих случаях одинакова. Табель заполняется на основании графиков работ и приказов о неявках. Автоматизация ввода всех типов неявок и гибкие настройки графиков работ исключают ручные корректировки. Функционал также содержит дополнительные блоки проверки табеля на несоответствие приказам о неявках и контроль их пересечения. Контрольные блоки оформлены отдельным режимом и обеспечивают дополнительно анализ состояния работников по табелю на любой выбранный день.

Анализ и контроль кадров. Формирование статистических и динамических сводок
Система обеспечивает контроль и целостность данных непосредственно при вводе приказов и корректировок. Корректировки данных протоколируются с указанием времени и пользователя. Удаление неверных данных производится посредством обратного проведения приказа каждым отделом. При возврате документов автоматически восстанавливаются предыдущие документы, сторнируются необходимые суммы и дни. Комплекс обеспечивает предоставление всех необходимых форм, регламентированных государством, большого количества различных справок, аналитических отчетов и статистических форм, а также обеспечивает визуальное представление аналитических выборок в виде диаграмм и графиков. Для дополнительного анализа состава и движения кадров предоставляются составные режимы просмотра данных.

Например, при анализе образования к стандартному набору отображаемых колонок можно подключить любую доступную дополнительную информацию из карточки работника, а стандартные инструменты просмотра, группировки, сортировки и фильтрации данных (в том числе по сравнению колонок) обеспечивают формирование произвольных выборок, которые далее могут быть экспортированы в MS Excel.

Для анализа и контроля данных юбилеев предлагаются режимы контроля по дням рождений и стажу работы на предприятии. Анализ расходов на праздничные мероприятия для детей обеспечивается сводным режимом «семейное положение работников».