Расчетный отдел 

Функционал предназначен для расчета заработной платы, налогов, отчислений, формирования и перечисления выплат по работникам, сдачи в электронном виде отчетности в ПФР и МНС.

Основные решаемые задачи

Автоматизируемые процессы расчета заработной платы в качестве первичной информации используют предварительно обработанные данные в отделе труда и отделе кадров. За счет исключения дублирования информации в системе обеспечивают минимизацию ввода данных бухгалтером. Доступ к первичным и сводным данным для расчета позволяет дополнительно контролировать правильность расчета.

Обработка входящих приказов по движению кадров и изменению оплаты труда
Приказы, формируемые в отделе труда и отделе кадров, направляются на подтверждение в расчетный отдел. Для удобства работы все документы объединены в одну таблицу, в котрой типы документов визуально отличаются друг от друга. Подтверждение документов обеспечивает их использование в расчетах. Например, после подтверждения приказа на увольнение системой автоматически создается документ для расчета компенсации отпуска при увольнении. Он содержит все необходимые данные для расчета компенсации и не требует корректировок. По уволенному работнику в системе включается автоматический контроль на дату его увольнения, при необходимости (настраивается) отключается перечисление на пластиковую карту и формируется извещение в банк и т.д.

Ведение данных по налогообложению и выплатам. Учет выплат по не списочному составу
Информация по льготам и скидкам работникам ведется в личной карточке работника. Обеспечивается ведение и учет нерезидентов и инвалидов. Данные о предоставляемых льготах формируются на основании вводимых документов и имеют период действия, контролируемый системой. Выплаты работникам могут производиться через кассу или на пластиковые карты. Счетов, на которые перечисляется заработная плата, может быть несколько. Дополнительно к основной картотеке предприятия в расчетном отделе ведется учет по договорам подряда и лицам, на которые производится перечисление алиментов и штрафов. Указанные категории не доступны в картотеке отдела кадров и не включаются в расчет численности по предприятию.

Обработка входящих приказов по неявкам, их расчет и перерасчет
Приказы по неявкам после оформления в отделе кадров передаются в электронном виде на расчет в бухгалтерию. Расчет неявок производится автоматически при подтверждении приказов. Дополнительного ввода информации не требуется. При расчете учитывается индексация заработной платы, квартальные, годовые и ежемесячные премии. Расчет может настраиваться на различные методики в зависимости от правил, принятых в коллективном договоре. Первичная информация, используемая при расчетах, доступна из любого режима обработки неявок. При обработке приказов на отзыв, например, отпуска или командировки система автоматически сторнирует расчетные суммы и дни в табеле. Для отпусков, рассчитанных в еще не закрытом месяце, т.е. когда данные табелей введены не полностью – например, в августе за отпуск, предоставляемый в сентябре, – система позволяет произвести перерасчет суммы отпуска с записью разницы между окончательной и выданной суммой в указанный месяц. Указанный бизнес-процесс может использоваться при изменении законодательства, когда новые методики расчета требуют перерасчета данных за прошлые периоды.

Обработка табелей-нарядов
Предварительно выверенные и рассчитанные табеля-наряды поступают в расчетный отдел. После подтверждения документов рассчитанные суммы переносятся в лицевые счета. В лицевых счетах каждая из сумм отмечается специальными символами. Существуют суммы, рассчитанные автоматически, ручные суммы и суммы, заблокированные бухгалтером для последующих перерасчетов. По каждой из сумм ведется журнал ее создания и корректировки. По специальной клавише из лицевых счетов можно получить информацию по расшифровке суммы с предоставлением первичных образующих данных, а также информацию о проводке, в которую включена указанная сумма. 

Расчет доплат, надбавок и удержаний по приказам
Технология обработки и расчета доплат и надбавок предусматривает различные варианты их расчета. Одним, вышеописанным вариантом, является расчет доплат надбавок непосредственно при формировании табеля-наряда. В качестве другого варианта является расчет доплат и надбавок на основании приказов, которые рассчитываются системой отдельно от табелей. Приказы имеют период действия и значение в виде суммы, процента, доли, которые начисляются на определенные виды начислений, например, персональная надбавка, мастерство, классность, бригадирские и т.п. После окончания действия документа он автоматически исключается системой из расчета. При окончании срока действия в середине месяца суммы процентуются от периода и фактически отработанного времени. По такому же принципу организован расчет длительных во времени удержаний, например, квартплата, штрафы, профсоюзные взносы, алименты, ссуды, дополнительное страхование и т.п. Дополнительными характеристиками таких приказов являются  суммы ограничений для контроля удержанных сумм по ссудам, алиментам и штрафам.

Формирование заработной платы
Окончательные данные по расчету заработной платы находятся в лицевых счетах. Для обеспечения расчета по видам оплат в системе предусмотрен ряд стандартных режимов, позволяющих автоматизировать расчет практически по любому виду оплаты или, как минимум, обеспечить его комфортный и наглядный ввод. Перечень режимов, обеспечивающих ввод данных, может быть расширен. Расчет по виду оплаты может быть автоматизирован различными способами. Например, лишения ежемесячной премии можно вводить путем снижения % премии в рапортах или путем создания приказа со списком работников и процентом снижения и т.п. В системе существует библиотека типовых алгоритмов расчета по видам оплат. Настройка же методики расчета того или иного вида оплат определяется, как правило, сложившейся практикой на предприятии.

Контроль лицевых счетов
Данные расчета неявок, начислений по табелям-нарядам, пермии, расчет доплат, надбавок и удержаний по приказам формируют лицевые счета по работникам. Лицевые счета имеют полный инструментальный набор средств для контроля, корректировки и дополнительного ввода данных, например, стандартный режим вывода итоговых данных по работникам (начислено, удержано, к выдаче) позволяет контролировать выплачиваемые суммы (или возможные механические ошибки при вводе данных). На основании данных лицевых счетов производится расчет подоходного налога и отчислений в фонды.

Формирование аванса
Суммы аванса по работникам в системе рассчитываются автоматически на основании данных табелей за первую половину месяца. При расчете сумм учитываются межрасчетные выплаты в течение месяца, что обеспечивает исключение долгов по работникам. При необходимости суммы выплат могут быть скорректированы вручную, при этом на каждой сумме фиксируется время ее корректировки и имя пользователя, внесшего изменения.

Создание ведомости на выплату. Выплаты через банк
Ведомости на выплату денег работникам формируются на основании лицевых счетов и хранятся в системе. После формирования ведомостей лицевые счета работников блокируются для корректировки. Это обеспечивает целостность данных, особенно при использовании системы одновременно несколькими расчетчиками. В случае формирования ведомостей на выплату аванса и межрасчетных выплат блокируются только выплаченные суммы. При формировании ведомостей на выплату может учитываться очередность выплаты по подразделениям  (выплаты в несколько этапов).

Отчисления и налоги, формирование проводок и отчетности
Система содержит все механизмы расчета налогов и отчеты, соответствующие налоговому кодексу и его последних изменений. Учет затрат и формирование проводок в системе определяется настроенной детализацией учета. Обеспечивает расчет прямых и косвенных затрат. Шифры затрат вычисляются на основании плана счетов и справочников затрат с учетом правил настройки. Распределение затрат по отпускам и премиям может рассчитываться на основании данных предшествующих месяцев, используемых в расчете результирующих сумм. Т.е. затраты на отпуск вычисляются на основании последних 12 месяцев и распределяются пропорционально заработной плате, начисленной в различных подразделениях, по видам затрат. Внесение изменений  в справочники, план счетов, шифры затрат и правила формирования обеспечивают возможность переформирования проводок без изменения первичных данных. Передача рассчитанных проводок в бухгалтерскую систему определяется уровнем интеграции и производится автоматически или посредством экспорта/импорта файлов.

Очетность в МНС и ПФР
Функционал обеспечивает ведение информации по адресам, видам начислений, льгот и скидок, соответствие справочникам МНС и ПФР. Поддерживает выгрузку в электронном виде в ПФР и МНС.  В текущей работе обеспечивает контроль правильности ввода страховых номеров и полноту требуемой учетной информации по работникам.

Интеграция с бухгалтерской системой предприятия
Функционал обеспечивает возможность создания единого информационного пространства с бухгалтерской системой предприятия посредством реализации интеграции систем с использованием единого плана счетов, справочников аналитики и единой картотеки персонала предприятия. Интеграция систем поддерживается путем синхронизации справочной информации в обоих направлениях, в частности информация по персоналу передается в бухгалтерскую систему при обработке приказов на прием и движение.

Структура функционирования расчетного отдела

Большой Бухгалтерский Калькулятор – специальный инструмент для расчета отдельных алгоритмов заработной платы >>