Учет затрат и интеграция  

Функционал ведения и учета затрат предназначен для формирования бухгалтерских проводок в соответствии с принятой системой учета и детализации затрат. «Трудовик» обеспечивает возможность настройки затрат с использованием аналитическо-расчетной системы и системы с использованием внутреннего плана счетов и справочников аналитики. Каждая из систем интегрируется с бухгалтерской системой предприятия.

Аналитико-расчетная система ведения затрат

Обеспечивает формирование проводок по видам начислений, удержаний и отчислений в фонды с учетом шифров затрат и шифров перечислений указанных для подразделений, объектов, видов затрат, видов оплат и фондов. Интеграция с бухгалтерской системой осуществляется посредством формирования и передачи файла с проводками согласованного формата и структуры. Поддержка единого справочника по персоналу обеспечивается формированием и передачей измененных данных на основании обработки приказов на движение персонала.

Система ведения затрат с учетом плана счетов

Обеспечивает формирование проводок по видам начислений, удержаний и отчислений, сформированных на основании плана счетов с учетом шифров затрат и перечислений, указанных для подразделений, объектов, видов затрат, видов оплат и фондов в соответствии со статьями затрат справочников аналитического учета. Обеспечивает синхронизацию плана счетов и аналитических справочников с внешним планом счетов и справочниками, используемыми для интеграции с бухгалтерской системой предприятия.  Позволяет формировать проводки различной структуры и детализации в зависимости от выбранного плана счетов

Основные решаемые задачи

Ведение и поддержка внутреннего плана счетов
Для автоматизации настройки ведения учета затрат в системе создается внутренний план счетов. Детализация ведения учета затрат по счетам обеспечивается до трех уровней аналитики. К каждому уровню аналитики счета привязывается справочник аналитики. Внутренний план счетов и справочники аналитики могут  являться копиями используемого основного плана счетов бухгалтерии. В указанном случае детализация ведения затрат по заработной плате будет соответствовать требованиям бухгалтерской системы. Часто бывают случаи, когда детализация на уровне анализа заработной платы требуется более подробная, а  в бухгалтерии по отдельным счетам требуется сводная информация. Для этого внутренний план счетов и статьи затрат должны отражать максимальную детализацию для возможности анализа заработной платы. Далее, при передаче данных в бухгалтерию,  данные затрат будут сгруппированы в соответствии с основным бухгалтерским планом счетов, копия которого вместе с аналитическими справочниками  поддерживается в так называемом внешнем плане счетов «Трудовика».

Ведение и поддержка внешнего плана счетов для интеграции с бухгалтерской системой
Внешний план счетов и соответствующие справочники аналитики используются системой для интеграции с бухгалтерской системой. Внешний план должен полностью повторять план счетов бухгалтерии. Функционал блока интеграции обеспечивает импорт бухгалтерского плана счетов и справочников аналитики во внешний план и его дальнейшую синхронизацию. Исключение ­– справочник аналитики «Персонал». Он является первичным в «Трудовике» и синхронизируется с одноименным справочником в бухгалтерской системе посредством его первоначального полного экспорта, а далее передачи только изменений и дополнений. 

Связь внутреннего и внешнего плана счетов
Настройка связи внутреннего и внешнего плана счетов производится синхронизацией счетов, субсчетов и статей учета затрат. При совпадении кодов синхронизация производится автоматически. Возможно ручное указание соответствия статей внутреннего и внешнего плана счетов.

Ведение и настройка учета затрат в «Трудовике» с учетом плана счетов
Обеспечивает ведение настройки учета затрат по аналитическим учетным единицам системы: подразделения, объекты учета, виды затрат, виды оплат, фонды. Реализует настройку расчета затрат с  учетом структуры плана счетов и статей затрат справочников аналитики. Использование справочников исключает операторские ошибки и в дальнейшем обеспечивает мобильность перенастройки учета.

Вариантность и перенастройка системы учета затрат и формирования проводок
Состав и детализация проводок определяется использованием внутреннего плана счетов и справочников аналитики. Коды статей затрат, как и коды счетов и субсчетов, в «Трудовике» являются величинами относительными и могут быть изменены прямо в справочниках без внесения изменений в настройку системы затрат, т.е. структуру кода аналитики можно изменить без перенастройки системы.  При этом перерасчет проводок  и перенастройка и синхронизации с внешним планом счетов не требуется. При этом результат в проводках будет отражен автоматически с учетом новой кодировки. Внешних планов счетов может быть несколько. Каждый из них может выполнять определенные функции в системе, один, например, использоваться для ведения учета, другой для детального анализа затрат. Функционал обеспечивает  передачу проводок, сформированных на основании внутреннего плана счетов  в соответствии с настройками внешнего плана. При менее детальном учете проводки группируются.  Результирующий файл проводок экспортируется в бухгалтерскую систему. Наличие единого плана счетов и статей затрат обеспечивает отсутствие ошибок и целостность данных.

Переход с аналитико-расчетной системы учета затрат
Обеспечивает возможность плавного перехода с аналитико-расчетной системы учета затрат на систему ведения затрат на основании плана счетов с реализацией ведения на время перехода параллельного учета и сведения результатов расчетов. Функционал блока позволяет вести параллельную настройку учета затрат по всем аналитическим учетным единицам системы и формирование проводок в обеих системах. Интерфейсная часть системы обеспечивает одновременный просмотр и редактирование аналитическо-расчетной системы ведения затрат и системы расчета затрат с учетом плана счетов. Далее система настраивается для использования конечной выбранной системы.